Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Advanced Email Technologies (« Advanced Email Technologies », « nous », « notre ») est le responsable du traitement des données personnelles traitées par le biais des services Certified Email et Certified Notification (ensemble, le « Service »), accessibles à l'adresse certifiedemail.pro. Notre siège social est situé Via Stoppani 13, 24121 Bergame, Italie. Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données personnelles, contactez-nous à privacy@certifiedemail.pro.

Nous traitons les données personnelles conformément au Règlement (UE) 2016/679 (le « RGPD ») et au décret législatif italien n° 196/2003 (code de protection des données personnelles), tel que modifié par le décret législatif n° 101/2018. Nos activités de traitement n'atteignent pas les seuils fixés à l'article 37 du RGPD, qui imposent la désignation d'un délégué à la protection des données statutaire. Toutes les demandes relatives à la protection des données sont traitées directement par notre équipe chargée de la confidentialité à l'adresse indiquée ci-dessus.

2. Champ d'application de la présente politique

Cette politique s'applique aux données personnelles que nous traitons concernant :

• les visiteurs de notre site web institutionnel ;
• les utilisateurs inscrits du Service (titulaires de compte) ;
• les personnes désignées comme destinataires d'un e-mail certifié ou d'une notification certifiée envoyé via le Service ; et
• les personnes qui contactent notre équipe d'assistance ou commerciale.

Elle ne couvre pas les pratiques des sites tiers vers lesquels nous pouvons créer des liens, ni celles des expéditeurs qui utilisent le Service pour vous contacter — un expéditeur reste séparément responsable, en tant que responsable de traitement indépendant, de ses propres communications et de sa propre base juridique pour vous contacter.

3. Données personnelles que nous collectons

3.1 Données de compte

Nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme de hachage salé), adresse de facturation et, le cas échéant, numéro de TVA ou d'identification fiscale.

3.2 Données relatives aux communications certifiées

Le contenu et les pièces jointes des messages que vous certifiez, l'adresse e-mail du destinataire, les accusés de réception et de remise du serveur de messagerie du destinataire et — pour Certified Notification — les données d'identité que vous précisez pour le destinataire (nom et numéro d'identification) ainsi que les données d'identité que le destinataire saisit pour déverrouiller le document.

3.3 Données techniques et d'utilisation

Adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées, horodatages et activité de connexion. Voir la section 10 concernant la collecte par cookies.

3.4 Données de paiement

Les données de carte de paiement et de facturation sont collectées et traitées par notre prestataire de paiement tiers. Nous ne stockons pas les numéros de carte complets sur nos propres systèmes.

3.5 Correspondance

Enregistrements des tickets d'assistance, e-mails et autres communications que vous nous envoyez.

4. Comment nous utilisons vos données, et notre base juridique

• —Pour fournir le Service (créer votre compte, relayer et certifier les messages, générer les certificats) — nécessaire à l'exécution de notre contrat avec vous (art. 6, § 1, b) du RGPD).
• —Pour générer et conserver des certificats probants (empreinte du contenu, enregistrement de remise, horodatage indépendant) — nécessaire à l'exécution de notre contrat et à notre intérêt légitime à fournir un enregistrement probant fiable (art. 6, § 1, b) et f)).
• —Pour traiter les paiements et respecter la législation comptable et fiscale — nécessaire à l'exécution de notre contrat et au respect d'obligations légales (art. 6, § 1, b) et c)).
• —Pour sécuriser le Service (prévention de la fraude, surveillance des abus, journalisation des accès) — intérêt légitime à protéger nos systèmes et nos utilisateurs (art. 6, § 1, f)).
• —Pour répondre aux demandes d'assistance — nécessaire à l'exécution de notre contrat et à notre intérêt légitime à résoudre votre demande (art. 6, § 1, b) et f)).
• —Pour envoyer des communications relatives au service et au compte (certificats, reçus, avis de sécurité) — nécessaire à l'exécution de notre contrat (art. 6, § 1, b)).
• —Pour envoyer des communications marketing facultatives — uniquement avec votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment (art. 6, § 1, a)).
• —Pour respecter nos obligations légales, y compris répondre aux demandes légitimes des tribunaux ou des autorités (art. 6, § 1, c)).

5. Contenu des messages certifiés et conservation à des fins probatoires

La fonction principale du Service est de créer un enregistrement indépendant et inviolable de la remise et du contenu d'un message. Cela signifie que, contrairement à un fournisseur de messagerie ordinaire, nous conservons intentionnellement une empreinte cryptographique (hachage SHA-256) du message et de ses pièces jointes, l'accusé de remise du serveur de messagerie du destinataire, ainsi qu'un horodatage RFC 3161 délivré par un tiers, tant que votre compte reste actif, afin que le certificat demeure vérifiable.

Étant donné que cet enregistrement peut contenir des données personnelles vous concernant ainsi que le destinataire du message, nous limitons strictement son utilisation à la génération, au stockage et — à votre demande — à la reproduction de votre certificat. Nous ne lisons, ne scannons ni n'utilisons le contenu des messages certifiés à des fins publicitaires, de profilage, ou à toute autre fin que la fourniture et la sécurisation du Service. L'accès aux messages et certificats stockés nécessite une connexion authentifiée ; nous ne les exposons pas via des liens publics ou devinables.

Si vous fermez votre compte, nous conservons les certificats et l'enregistrement probatoire sous-jacent pendant la période décrite à la section 8, afin de préserver leur valeur probante et de respecter nos propres obligations de conservation des registres, après quoi ils sont supprimés.

6. Avec qui nous partageons les données

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les partageons qu'avec les catégories de destinataires suivantes, chacune liée par un accord de traitement des données lorsqu'elle agit pour notre compte :

• Fournisseurs d'infrastructure et d'hébergement, pour exploiter le Service ;
• Prestataires de paiement, pour traiter les frais d'abonnement et à l'usage ;
• L'autorité d'horodatage indépendante, pour délivrer les horodatages RFC 3161 sur les certificats ;
• Fournisseurs d'infrastructure de distribution d'e-mails, pour relayer les messages certifiés via des canaux authentifiés SPF/DKIM/DMARC ;
• Conseillers professionnels (juridiques, comptables, assurances), lorsque cela est nécessaire à leurs services ; et
• Tribunaux, autorités de régulation ou forces de l'ordre, lorsque nous y sommes légalement tenus, ou pour établir, exercer ou défendre des droits en justice.

7. Transferts internationaux de données

Lorsque des données personnelles sont transférées en dehors de l'Espace économique européen, nous nous appuyons sur une décision d'adéquation de la Commission européenne ou sur des garanties appropriées au titre de l'article 46 du RGPD, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagnées de mesures techniques et organisationnelles supplémentaires si nécessaire. Vous pouvez demander une copie de la garantie applicable en écrivant à privacy@certifiedemail.pro.

8. Conservation des données

• Données de compte : pendant toute la durée d'activité de votre compte, et jusqu'à 10 ans après, pour respecter les obligations comptables, fiscales et les délais de prescription civile italiens.
• Certificats et enregistrements probatoires : pendant toute la durée d'activité de votre compte, afin que les certificats demeurent vérifiables de manière indépendante ; supprimés dans les 90 jours suivant la fermeture du compte, sauf durée plus longue exigée par la loi ou nécessaire à la défense d'un droit en justice.
• Registres de paiement : conservés par notre prestataire de paiement et par nous-mêmes conformément à la législation fiscale et comptable italienne applicable, généralement jusqu'à 10 ans.
• Correspondance d'assistance : jusqu'à 3 ans après la résolution du dossier.
• Registres de consentement marketing : jusqu'au retrait de votre consentement, plus une période limitée pour en attester le retrait.

9. Sécurité

• —Chiffrement TLS des données en transit, y compris chaque message relayé
• —Hachage SHA-256 pour détecter toute altération du contenu certifié
• —Accès aux messages et certificats stockés réservé aux titulaires de compte authentifiés
• —Contrôles d'accès basés sur les rôles et journalisation des accès pour notre propre personnel
• —Examen régulier des mesures techniques et organisationnelles conformément à l'article 32 du RGPD

Aucun système n'est totalement sécurisé. Si nous prenons connaissance d'une violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous en informerons le Garante per la Protezione dei Dati Personali dans un délai de 72 heures, ainsi que les personnes concernées, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

10. Cookies et technologies similaires

Notre site web utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, ainsi que des cookies d'analyse facultatifs déployés uniquement avec votre consentement. Vous trouverez le détail des cookies que nous utilisons et la façon de gérer vos préférences dans notre Politique de cookies.

11. Vos droits au titre du RGPD

Si vous vous trouvez dans l'Espace économique européen, au Royaume-Uni ou dans une autre juridiction accordant des droits équivalents, vous pouvez :

• —Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet (art. 15)
• —Rectifier des données inexactes ou incomplètes (art. 16)
• —Effacer vos données dans certaines circonstances (art. 17)
• —Limiter le traitement dans certaines circonstances (art. 18)
• —Recevoir une copie de vos données dans un format portable (art. 20)
• —Vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime, y compris le marketing direct (art. 21)
• —Retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte au traitement effectué avant ce retrait (art. 7, § 3)

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à privacy@certifiedemail.pro. Nous répondrons dans un délai d'un mois, conformément à l'article 12, § 3, du RGPD. Nous pourrions avoir besoin de vérifier votre identité avant de donner suite à une demande, et certaines demandes relatives aux enregistrements probatoires certifiés peuvent être limitées lorsque l'effacement ou la limitation compromettrait un certificat déjà utilisé par un tiers ; dans ce cas, nous vous expliquerons la limitation spécifique applicable.

12. Prise de décision automatisée

Nous n'utilisons pas vos données personnelles à des fins de prise de décision automatisée, y compris le profilage, produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

13. Confidentialité des mineurs

Le Service est destiné à un usage professionnel par des adultes. Conformément à l'article 2-quinquies du code italien de protection des données personnelles, introduit par le décret législatif n° 101/2018, nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des personnes de moins de 14 ans sans le consentement d'un parent ou tuteur légal. Si vous pensez qu'un mineur nous a fourni des données personnelles sans ce consentement, contactez-nous et nous les supprimerons.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre afin de refléter des changements dans nos pratiques ou nos obligations légales. Nous publierons la version révisée sur cette page avec une date de « dernière mise à jour » actualisée et, en cas de changements substantiels, nous informerons les utilisateurs inscrits par e-mail.

15. Nous contacter et réclamations

Les questions, demandes ou préoccupations concernant la présente politique ou notre traitement de vos données personnelles peuvent être adressées à :

Advanced Email Technologies
Via Stoppani 13, 24121 Bergame, Italie
privacy@certifiedemail.pro

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle. Notre siège social étant situé en Italie, notre autorité de contrôle chef de file est le Garante per la Protezione dei Dati Personali, Piazza Venezia 11, 00187 Rome, Italie — garanteprivacy.it. Si vous résidez dans un autre État membre de l'EEE, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence.