Informativa sulla Privacy

1. Chi siamo

Advanced Email Technologies ("Advanced Email Technologies", "noi", "ci", "nostro") è il titolare del trattamento dei dati personali trattati tramite i servizi Certified Email e Certified Notification (congiuntamente, il "Servizio"), disponibili su certifiedemail.pro. La nostra sede legale è in Via Stoppani 13, 24121 Bergamo, Italia. Per qualsiasi domanda su questa informativa o sui tuoi dati personali, contattaci all'indirizzo privacy@certifiedemail.pro.

Trattiamo i dati personali in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (il "GDPR") e al Decreto Legislativo italiano n. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali), come modificato dal Decreto Legislativo n. 101/2018. Le nostre attività di trattamento non raggiungono le soglie previste dall'articolo 37 del GDPR che richiedono la nomina di un Responsabile della protezione dei dati (RPD) obbligatorio. Tutte le richieste in materia di protezione dei dati sono gestite direttamente dal nostro team privacy all'indirizzo sopra indicato.

2. Ambito di applicazione della presente informativa

La presente informativa si applica ai dati personali che trattiamo relativi a:

Visitatori del nostro sito web istituzionale;
Utenti registrati del Servizio (titolari di account);
Persone indicate come destinatarie di un'email certificata o di una notifica certificata inviata tramite il Servizio; e
Persone che contattano il nostro team di assistenza o vendite.

Non copre le pratiche di siti di terze parti a cui potremmo rimandare, né quelle dei mittenti che utilizzano il Servizio per contattarti: il mittente resta separatamente responsabile, in qualità di titolare autonomo, delle proprie comunicazioni e della propria base giuridica per contattarti.

3. Dati personali raccolti

3.1 Dati dell'account

Nome, indirizzo email, password (memorizzata come hash con salt), indirizzo di fatturazione e, ove applicabile, numero di partita IVA o codice fiscale.

3.2 Dati delle comunicazioni certificate

Il contenuto e gli allegati dei messaggi che certifichi, l'indirizzo email del destinatario, le risposte di consegna e accettazione del server di posta del destinatario e — per Certified Notification — i dati identificativi che specifichi per il destinatario (nome e numero identificativo) e i dati identificativi che il destinatario inserisce per sbloccare il documento.

3.3 Dati tecnici e di utilizzo

Indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, pagine visitate, timestamp e attività di accesso. Vedi la Sezione 10 per la raccolta tramite cookie.

3.4 Dati di pagamento

I dati della carta di pagamento e di fatturazione sono raccolti e trattati dal nostro fornitore di servizi di pagamento terzo. Non memorizziamo i numeri completi delle carte sui nostri sistemi.

3.5 Corrispondenza

Registri dei ticket di assistenza, email e altre comunicazioni che ci invii.

4. Come utilizziamo i tuoi dati e la nostra base giuridica

—Per fornire il Servizio (creare il tuo account, trasmettere e certificare i messaggi, generare i certificati) — necessario per l'esecuzione del contratto con te (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR).
—Per generare e conservare certificati probatori (hash del contenuto, registro di consegna, marca temporale indipendente) — necessario per l'esecuzione del contratto e per il nostro legittimo interesse a fornire un registro probatorio affidabile (art. 6, par. 1, lett. b e f).
—Per elaborare i pagamenti e adempiere alla normativa contabile e fiscale — necessario per l'esecuzione del contratto e per adempiere obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. b e c).
—Per proteggere il Servizio (prevenzione delle frodi, monitoraggio degli abusi, registrazione degli accessi) — legittimo interesse a proteggere i nostri sistemi e utenti (art. 6, par. 1, lett. f).
—Per rispondere alle richieste di assistenza — necessario per l'esecuzione del contratto e per il nostro legittimo interesse a risolvere la tua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b e f).
—Per inviare comunicazioni relative al servizio e all'account (certificati, ricevute, avvisi di sicurezza) — necessario per l'esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b).
—Per inviare comunicazioni di marketing facoltative — solo con il tuo consenso, che puoi revocare in qualsiasi momento (art. 6, par. 1, lett. a).
—Per adempiere agli obblighi di legge, comprese le risposte a richieste legittime di tribunali o autorità (art. 6, par. 1, lett. c).

5. Contenuto dei messaggi certificati e conservazione probatoria

La funzione principale del Servizio è creare un registro indipendente e a prova di manomissione della consegna e del contenuto di un messaggio. Ciò significa che, a differenza di un normale provider di posta elettronica, conserviamo intenzionalmente un'impronta crittografica (hash SHA-256) del messaggio e dei suoi allegati, la risposta di consegna del server di posta del destinatario e una marca temporale RFC 3161 di terze parti, per tutto il tempo in cui il tuo account resta attivo, affinché il certificato rimanga verificabile.

Poiché questo registro può contenere dati personali che ti riguardano e che riguardano il destinatario del messaggio, ne limitiamo rigorosamente l'uso alla generazione, alla conservazione e — su tua richiesta — alla riproduzione del tuo certificato. Non leggiamo, scansioniamo né utilizziamo il contenuto dei messaggi certificati per finalità pubblicitarie, di profilazione o per scopi diversi dalla fornitura e dalla protezione del Servizio. L'accesso ai messaggi e ai certificati archiviati richiede l'accesso autenticato; non li esponiamo tramite link pubblici o indovinabili.

Se chiudi il tuo account, conserviamo i certificati e il relativo registro probatorio per il periodo descritto nella Sezione 8, per preservarne il valore probatorio e adempiere ai nostri obblighi di conservazione dei registri, dopodiché vengono eliminati.

Non vendiamo dati personali. Li condividiamo solo con le seguenti categorie di destinatari, ciascuno vincolato da un accordo sul trattamento dei dati quando agisce per nostro conto:

Fornitori di infrastrutture e hosting, per gestire il Servizio;
Processori di pagamento, per elaborare gli addebiti degli abbonamenti e a consumo;
L'autorità di marcatura temporale indipendente, per emettere marche temporali RFC 3161 sui certificati;
Fornitori di infrastrutture di distribuzione email, per trasmettere messaggi certificati tramite canali autenticati SPF/DKIM/DMARC;
Consulenti professionali (legali, contabili, assicurativi), quando necessario per i loro servizi; e
Tribunali, autorità di regolamentazione o forze dell'ordine, quando siamo legalmente obbligati a divulgare i dati, o per accertare, esercitare o difendere diritti in sede legale.

7. Trasferimenti internazionali di dati

Quando i dati personali vengono trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo, ci basiamo su una decisione di adeguatezza della Commissione Europea o su garanzie adeguate ai sensi dell'articolo 46 del GDPR, come le Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea, unitamente a misure tecniche e organizzative supplementari ove richiesto. Puoi richiedere una copia della relativa garanzia scrivendo a privacy@certifiedemail.pro.

8. Conservazione dei dati

Dati dell'account: per tutta la durata dell'account attivo, e fino a 10 anni successivi per adempiere agli obblighi contabili, fiscali e ai termini di prescrizione civilistica italiani.
Certificati e registri probatori: per tutta la durata dell'account attivo, affinché i certificati restino verificabili in modo indipendente; eliminati entro 90 giorni dalla chiusura dell'account, salvo periodi più lunghi richiesti dalla legge o necessari per difendere un diritto in sede legale.
Registri di pagamento: conservati dal nostro processore di pagamento e da noi come richiesto dalla normativa fiscale e contabile italiana applicabile, tipicamente fino a 10 anni.
Corrispondenza di assistenza: fino a 3 anni dopo la risoluzione della questione.
Registri del consenso al marketing: fino alla revoca del consenso, più un periodo limitato per documentare tale revoca.

9. Sicurezza

—Crittografia TLS per i dati in transito, incluso ogni messaggio trasmesso
—Hashing SHA-256 per rilevare eventuali alterazioni del contenuto certificato
—Accesso ai messaggi e ai certificati archiviati riservato ai titolari di account autenticati
—Controlli di accesso basati sui ruoli e registrazione degli accessi per il nostro personale
—Revisione periodica delle misure tecniche e organizzative ai sensi dell'articolo 32 del GDPR

Nessun sistema è completamente sicuro. Se veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali suscettibile di comportare un rischio per i tuoi diritti e le tue libertà, notificheremo il Garante per la Protezione dei Dati Personali entro 72 ore, e le persone interessate, come richiesto dagli articoli 33 e 34 del GDPR.

10. Cookie e tecnologie simili

Il nostro sito web utilizza cookie strettamente necessari al suo funzionamento, insieme a cookie analitici facoltativi installati solo previo consenso. Trovi tutti i dettagli sui cookie che utilizziamo e su come gestire le tue preferenze nella nostra Informativa sui cookie.

11. I tuoi diritti ai sensi del GDPR

Se ti trovi nello Spazio Economico Europeo, nel Regno Unito o in un'altra giurisdizione che riconosce diritti equivalenti, puoi:

—Accedere ai dati personali che deteniamo su di te (art. 15)
—Rettificare dati inesatti o incompleti (art. 16)
—Cancellare i tuoi dati in determinate circostanze (art. 17)
—Limitare il trattamento in determinate circostanze (art. 18)
—Ricevere una copia dei tuoi dati in un formato portabile (art. 20)
—Opporti al trattamento basato sul nostro legittimo interesse, incluso il marketing diretto (art. 21)
—Revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca (art. 7, par. 3)

Per esercitare uno di questi diritti, scrivi a privacy@certifiedemail.pro. Risponderemo entro un mese, come richiesto dall'articolo 12, par. 3, del GDPR. Potremmo dover verificare la tua identità prima di dare seguito a una richiesta, e alcune richieste relative ai registri probatori certificati potrebbero essere limitate qualora la cancellazione o la limitazione compromettessero un certificato già utilizzato da un terzo; in tal caso ti spiegheremo la specifica limitazione applicabile.

12. Decisioni automatizzate

Non utilizziamo i tuoi dati personali per processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo su di te.

13. Privacy dei minori

Il Servizio è destinato all'uso professionale e aziendale da parte di adulti. Ai sensi dell'articolo 2-quinquies del Codice italiano in materia di protezione dei dati personali, introdotto dal Decreto Legislativo n. 101/2018, non raccogliamo consapevolmente dati personali di persone di età inferiore a 14 anni senza il consenso di un genitore o tutore legale. Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati personali senza tale consenso, contattaci e provvederemo a eliminarli.

14. Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare periodicamente questa informativa per riflettere modifiche alle nostre pratiche o agli obblighi di legge. Pubblicheremo la versione aggiornata su questa pagina con una data di "Ultimo aggiornamento" aggiornata e, quando le modifiche sono sostanziali, informeremo gli utenti registrati via email.

15. Come contattarci e reclami

Domande, richieste o dubbi relativi alla presente informativa o al nostro trattamento dei tuoi dati personali possono essere inviati a:

Advanced Email Technologies
Via Stoppani 13, 24121 Bergamo, Italia
privacy@certifiedemail.pro

Se non sei soddisfatto della nostra risposta, hai il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo. Poiché la nostra sede legale è in Italia, la nostra autorità di controllo capofila è il Garante per la Protezione dei Dati Personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, Italia — garanteprivacy.it. Se risiedi in un altro Stato membro del SEE, puoi anche proporre reclamo all'autorità di controllo del tuo paese di residenza.